Makalah Sistem Informasi Manajemen
“
HRIS (human resource information system)”
Untuk Memenuhi
tugas Sistem Informasi Manajemen
Disusun Oleh:
FATMA SEPTIANI
(12130048)
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
BANK BPD JATENG
2014/2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami haturkan ke hadirat Tuhan YME, karena dengan
karunia-Nya kami dapat menyelesaiakan makalah yang berjudul “HRIS (human resource information system)”. Meskipun banyak hambatan yang kami alami dalam
proses pengerjaannya, tapi kami berhasil menyelesaikan makalah ini tepat pada
waktunya.
Tidak lupa kami sampaikan terimakasih kepada kewirausahaan 2
yang telah membantu dan membimbing kami dalam mengerjakan makalah ini. Kami
juga mengucapkan terimakasih kepada teman-teman mahasiswa yang juga sudah
memberi kontribusi baik langsung maupun tidak langsung dalam pembuatan makalah
ini.
Tentunya ada hal-hal yang ingin kami berikan kepada
teman-teman atas makalah yang kami buat ini. Karena itu kami berharap semoga
makalah ini dapat menjadi sesuatu yang berguna bagi kita bersama.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi
sumber daya manusia (human resource
information system) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak
kurang menekankan HRIS. Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan
persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk
memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS
mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi computer mikro.
HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang alu,
dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya sama berharga dengan system
informasi fungsional lain.
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia. Tiap perusahaan memiliki system untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah
data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.
Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource
information system) atau HRIS. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
(SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu
manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang
teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal
perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian
langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan
sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan
informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu
sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi
finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang
sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah
dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih
kaku dengan aturan-aturannya.
1.2. Rumusan Masalah
-
Mengetahui pengertian HRIS
-
Menjelaskan fungsi HRIS
-
Aplikasi yang digunakan HRIS
-
Memahami output HRIS
-
Mengetahui tentang output HRIS
-
Mengetahui obyek HRIS
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian HRIS
HRIS merupakan salah satu sistem informasi terpenting yang
ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources Information System (HRIS)
adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana
manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau
biasa disebut dengan Decision Support System, yang menyediakan berbagai
informasi yang diperlukan.
HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang
ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang
teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal
perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian
langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan
sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Human Resources
Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian
menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber
daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM
sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi
ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun
sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi
dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise
resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan
mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda
ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM
melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya,
menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan
aturan-aturannya.
Mengukur Efektivitas HRIS
Evaluasi
harus menentukan apakah atau tidak HRIS telah dilakukan sampai dengan harapan
dan jika HRIS sedang digunakan untuk keuntungan penuh Byars amp Rue . Salah
satu tantangan yang paling signifikan yang dihadapi oleh eksekutif personel
publik saat ini adalah mengukur kinerja sistem informasi sumber daya manusianya
HRIS Dalam rangka untuk membenarkan nilai tambah kontribusi HRIS untuk mencapai
misi organisasi Hagood amp Friedman . Melaksanakan program HRIS mungkin tampak
batang yang diperlukan untuk sebuah perusahaan tetapi jika itu akan menjadi
alat yang efektif untuk operasi HR itu tidak akan membantu meningkatkan
efisiensi dan dapat menghalangi gantinya. Salah satu perusahaan yang menerapkan
sistem HRIS adalah Toshiba America Medical Systems Inc TAMS . TAMS menempatkan
semua secara online imbalan kerja informasi dan menciptakan pilihan pendaftaran
terbuka ketika TAMS mengubah penyedia layanan kesehatan. Hampir segera setelah
meluncurkan portal UltiPro baru teknologi HRIS kepada karyawan TAMS mulai
melihat perbaikan dengan peningkatan perkiraan dalam efisiensi membuka
pendaftaran Wojcik . Dengan menentukan efisiensi dari program baru TAMS mampu
menyadari manfaat dari sistem HRIS yang baru.
Keamanan HRIS
Privasi
informasi karyawan telah menjadi isu utama dalam beberapa tahun terakhir.
Dengan pencurian identitas menjadi masalah umum karyawan menjadi lebih sensitif
tentang siapa yang melihat informasi pribadi mereka dan keamanan itu tetap
masuk Dengan membuat informasi karyawan yakin bahwa disimpan dalam HRIS yang
relevan dengan perusahaan dan memastikan ada terbatas akses proteksi password
untuk informasi tersebut perusahaan dapat membuat karyawan yang lebih aman
dengan keamanan informasi mereka. Entah elektronik atau kertas file karyawan
layak diperlakukan dengan hati-hati. Menetapkan hak keamanan dan pengguna akhir
panggilan untuk keseimbangan menggabungkan pengetahuan kebijakan SDM sistem dan
sehari-hari operasi O Connell .
Salah satu perusahaan yang
menghadapi masalah keamanan utama adalah CS Stars LLC. CS Bintang track hilang
dari salah satu komputer yang yang berisi informasi pribadi yang mencakup nama
alamat dan nomor jaminan sosial dari kompensasi pekerja. Masalah yang lebih
besar adalah bahwa CS Stars gagal untuk memberitahu konsumen yang terkena
dampak dan karyawan tentang komputer hilang. Meskipun komputer telah diambil
dan tidak ada informasi yang tampaknya telah dirugikan banyak karyawan
kehilangan rasa aman dengan perusahaan. Keamanan Informasi New York Pelanggaran
dan Hukum Pemberitahuan efektif pada bulan Desember mengharuskan bisnis yang
mempertahankan data yang terkomputerisasi yang mencakup informasi pribadi untuk
memberitahu pemilik informasi dari setiap pelanggaran keamanan sistem penemuan
segera berikut jika informasi pribadi adalah atau cukup diyakini telah
diakuisisi oleh seseorang tanpa otorisasi yang sah Cadrain .
Perusahaan lain yang mengalami
pelanggaran keamanan adalah Ameriprise Financial. Pada akhir sebuah komputer
yang berisi informasi pribadi pada klien dan karyawan dicuri. Karena banyak
karyawan di Ameriprise mengambil komputer mereka antara pekerjaan dan rumah
perusahaan ditentukan ada kebutuhan untuk menempatkan keamanan lebih ke
komputer-komputer. Ameriprise memastikan semua karyawan memiliki suite keamanan
baru diinstal pada komputer mereka. Dengan cepat menanggapi kebutuhan untuk
keamanan yang lebih Ameriprise memastikan semua informasi yang disimpan aman.
Membuat informasi bahwa karyawan disimpan sebagai aman mungkin akan ada lebih
percaya pada perusahaan dan karyawan HR yang bekerja dengan informasi tersebut.
2.2. Fungsi HRIS
Fungsi
dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut :
1.
Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)
SDM
membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2.
Pendidikan dan Pelatihan
Selama
periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan
dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai.
3.
Manajemen Data
Proses
pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis)
yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.
4.
Penghentian dan Admistrasi Tunjangan
Selama
seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan.
Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan
pegawai yang berhak.
5.
Perencanaan Karir (Career Planning)
Bertanggung
jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota
organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut
tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi
jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di
mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan
mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari
setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau
bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer
path).
6.
Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Berfungsi
sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan
dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input
dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7.
Separation Management
Berfungsi
untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi
banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa
kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early
retirement (pensiun sebelum masanya).
8.
Personnel Administration and HRIS
Biasa
dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung
terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab
terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman
karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
2.3. Aplikasi yang digunakan untuk HRIS
Macam-macam
Aplikasi yang digunakan untuk Human Resources Information System adalah :
1.
Employee Database Management
Database
Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang mengendalikan
pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database. Hal ini memungkinkan
organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap pembangunan database di tangan
administrator database (DBAs) dan spesialis lainnya. Sebuah DBMS adalah
perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan koleksi terpadu dari
catatan data dan file yang dikenal sebagai database. Hal ini memungkinkan program
aplikasi user yang berbeda untuk dengan mudah mengakses database yang sama.
DBMSs dapat menggunakan salah satu dari berbagai model database, seperti model
jaringan atau model relasional. Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS
memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk menyimpan dan mengambil
data dengan cara terstruktur.
2.
Performance Management
3.
Recruitment Database Integrated System
Rekrutmen
(recruitment) dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon
karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan
suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya dimulai dari penetapan kualifikasi
calon karyawan yang dibutuhkan, mencari resource, mengumpulkan surat lamaran
dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diakhiri dengan mengumpulkan
orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang lowong. Recruitment Database
Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu mencakup semua proses
rekrutmen dan seleksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun alur proses di
masing-masing perusahaan dapat berbeda, namun aplikasi software ini dibangun
secara”fleksible” mengikuti proses bisnis yang ada dalam perusahaan.
4.
Competency Based Integrated System
5.
Talent Management Integrated System
Talent
management meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam menjawab
perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi. Aktivitas dalam talen management
termasuk menciptakan dan mempertahankan budaya organisasi yang mendukung
(support) dan berorientasi pada orang (people oriented).
6.
Compensation & Benefit Management System
Karakteristik
informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber daya Manusia adalah:
•
Timely (tepat waktu)
•
Accurate (akurat)
•
Concise (ringkas)
•
Relevant (relevan)
•
Complete (lengkap)
2.4. Output HRIS
Output
HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1.
Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan
informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga
kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi
untuk analisis perputaran tenaga kerja (turn over), anggaran biaya tenaga kerja
dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2.
Subsistem Perekrutan
Merupakan
informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara
eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi
pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3.
Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan
informasi±informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di
dalam organisasi. Informasi± informasi ini meliputi informasi pelatihan,
penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan,
suksesi, dan kedisiplinan.
4.
Subsistem Tunjangan
Merupakan
informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam
kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan
kompensasi.
5.
Subsistem Benefit
Meliputi
benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit berbeda dengan kompensasi.
Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya,
sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana
pensiun.
6.
Subsistem Pelapor Lingkungan
Informasi-informasi
ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan
karyawan dan lingkungan kerjanya.
2.5. Model HRIS
Model HRIS meliputi tiga subsistem input :
• SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
Menyediakan data personil yang berkaitan dengan
keuangan.
• Penelitian Sumber Daya Manusia.
Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian
khusus. Contoh
Penelitian Suksesi (succession study).
Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and
evaluation).
Penelitian keluhangrievance studies)
• Inteligen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber
daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
Inteligen Pemerintah
Inteligen Pemasok
Inteligen Serikat Pekerja
Inteligen Masyarakat global
Inteligen masyarakat Keuangan
Inteligen Pesaing
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke
dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database
HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan
organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
2.6. Obyek HRIS
Obyek SDM yang diaudit
Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM
itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi
pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta
fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit
adalah sebagai berikut :
ü Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower
Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.
ü Fungsi Pengembangan : Training, Development, Coaching,
Mentoring.
ü Fungsi Informasi & Teknologi : Personnel Data
base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).
ü Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Corporate
Social Responsibility.
ü Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation
& Benefit, Reward, Termination, Punishment.
ü Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management
System, Pay for Performance.
Dari aspek diatas, kebanyakan masih berkutat dalam hal
sistem dan prosedur dimana aspek ini sering disebut sebagai sisi Hard
Capabilities Organisasi. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi
pertimbangan audit, adalah juga mengaudit aspek Soft Organisasi, antara lain :
* Budaya Organisasi,
* Audit competency staff SDM,
* Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
HRIS merupakan salah satu sistem informasi terpenting yang
ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources Information System (HRIS)
adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana
manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau
biasa disebut dengan Decision Support System, yang menyediakan berbagai
informasi yang diperlukan.
Human Resources
Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian
menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber
daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM
sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi
ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun
sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi
dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise
resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan
mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda
ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM
melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya,
menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan
aturan-aturannya.
Daftar Pustaka
Iswanti,
2005. Sistem Informasi dari konsep dasar
menuju pengadaannya
Tanjung. 2006.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Jakarta.
PT Grasindo
